Anmelden

PDF-Dokumente erstellen

Wenn Sie ein Gutachten als Worddokument weitergeben möchten, ist oft nicht sichergestellt, dass es der Empfänger genauso anschauen und ausdrucken kann, wie Sie dies in Ihrem Worddokument festgelegt haben. Das hat meist etwas damit zu tun, dass der Empfänger eine andere Wordversion verwendet. Oder aber er verwendet Word nicht und benutzt zur Darstellung ein anderes Programm, welches Ihr Dokument nicht 1:1 wiedergeben kann.

Um diesen Schwierigkeiten aus dem Weg zu gehen, wurde das „Portable Document Format“ (PDF) entwickelt. Wenn Sie ein PDF erzeugen, wird die Form des Dokuments so festgelegt, dass es auf jedem Rechner gleich dargestellt wird. Leider hat Microsoft die PDF-Unterstützung erst ab Office 2007 eingeführt. Wenn Sie eine frühere Version einsetzen, müssen Sie dennoch nicht auf PDF verzichten. Abhilfe schafft beispielsweise das Programm „PDFCreator“, anhand dessen ich zeigen möchte, wie Sie PDF-Dokumente erstellen können.

Zunächst ein Screenshot des Programms, dass Sie umfangreich konfigurieren können:

Im Grunde genommen ist PDFCreator ein spezieller Druckertreiber, der das an ihn geschickte Dokument in ein PDF umwandelt. Dabei ist das Programm nicht nur auf Word beschränkt, sondern Sie können PDFs aus allen Programmen erstellen, aus denen Sie auch drucken können.

PDFCreator installieren

Um das Programm zu installieren, müssen Sie es zunächst von der Programmhomepage herunterladen und installieren. Während der Installation können Sie einen Druckernamen festlegen. Ich empfehle Ihnen, den Namen „PDF-Datei erstellen“ zu verwenden, damit Sie ihn später in der Liste der Drucker leichter wiederfinden (Screenshot). Achten Sie auch darauf, die pdfforge-Toolbar nicht zu installieren. Sie ist für den Betrieb nicht notwendig, sondern installiert ein Werbeprogramm.

Nach der Installation befindet sich auf dem Desktop eine Verknüpfung namens „PDFCreator“. Wenn Sie diese doppelt anklicken, öffnet sich der PDFCreator-Druckmonitor, in dem alle Dokumente in der Druckwarteschlange angezeigt werden. Über Menü „Drucker → Einstellungen“ können Sie die Programmeinstellungen aufrufen, mit deren Hilfe Sie den PDF-Creator umfangreich an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ich komme weiter unten drauf zurück.

PDF-Dokument erstellen

Ich zeige Ihnen einmal am Beispiel von Word 2003, wie Sie ein PDF-Dokument erstellen. Diese Vorgehensweise ist in anderen Programmen ähnlich.

  1. Rufen Sie den Druckendialog mittels „Datei -> Drucken“ auf.
  2. Wählen Sie den PDF-Drucker aus der Druckerauswahl auf. Wenn Sie ihn wie oben beschrieben nach „PDF-Datei erstellen“ umbenannt haben, wählen Sie diesen aus. Ansonsten wählen Sie den Drucker namens „PDFCreator“.
  3. Klicken Sie auf „OK“
  4. Geben Sie nun den Dokumententitel an. Dieser wird sowohl im PDF-Dokument in den Eigenschaften gespeichert, als auch als Dateiname vorgeschlagen.
  5. Wählen Sie „Speichern“, um das PDF auf Ihrem Rechner zu speichern:

Zum Schluß wird das PDF in Ihrem PDF-Reader angezeigt, sodass Sie überprüfen können, ob alles richtig ausgegeben wurde.

Damit ist die Erstellung des Dokuments abgeschlossen und Sie können es weitergeben.

Sinnvolle Einstellungen

Wie weiter oben erwähnt, können Sie den PDFCreator umfangreich konfigurieren. Ich zeige Ihnen ein paar wichtige Einstellungen, die Ihnen das Arbeiten mit dem Programm erleichtern werden. Rufen Sie zunächst die Einstellungen auf, wie oben beschrieben.

Standardautor vorgeben

Wenn Sie im Erstellungsdialog immer Ihren Namen als Standard vorbelegen möchten, wählen Sie in den Programmeinstellungen den Punkt „Dokument“ aus. In der Registerkarte „Dokumenteneigenschaften 1″ setzen Sie den Haken bei „Standardautor festlegen„. Tragen Sie Ihren Namen in das Eingabefeld ein.

DOC-Dateiendung entfernen

Normalerweise wird der Name des Worddokuments als Dokumententitel vorgeschlagen. So wird beispielsweise der Dateiname „Meine Datei.doc“ auch als „Meine Datei.doc.pdf“ gespeichert. Wenn Sie möchten, dass die Dateiendung nicht mit angegeben wird, können Sie diese Endung automatisch entfernen lassen. Rufen Sie dazu den Punkt „Speichern“ in den Programmeinstellungen auf und tragen Sie unten bei „Dateinamen Ersetzungen“ in das linke Eingabefeld „.doc“ ein (ohne die Anführungszeichen). Das rechte Feld lassen Sie leer. Klicken Sie abschließend auf „Hinzufügen“, um diese Ersetzung in die Liste aufzunehmen. Genauso können Sie auch Dateiendungen von anderen Programmen hinzufügen.

Natürlich können Sie diese Funktion auch nutzen, um bestimmte Texte durch andere zu ersetzen. Schreiben Sie dann ins rechte Feld den Text, der anstelle des im linken Feld stehen Textes erscheinen soll.

PDF mit Passwortschutz erzeugen

Ein großer Vorteil des PDF-Formats ist es, auch geschützte Dokumente erzeugen zu können. Das heißt, dass der Empfänger ein Passwort eingeben muss, um das Dokument zu öffnen oder ausdrucken zu können. Um dieses Passwortschutz einzuschalten, wechseln Sie auf den Punkt „PDF„. Auf der Registerkarte „Sicherheit“ können Sie nun einstellen, ob Sie ein Passwort vergeben und welche Teile des Dokuments Sie schützen möchten. In dem Moment, indem Sie das Dokument erzeugen, geben Sie das Passwort an.

Profile für unterschiedliche Aufgaben anlegen

Je nach Einsatzzweck benötigen Sie vermutlich unterschiedliche Einstellungen des PDF-Formats. Sie könnten jetzt diese Einstellungen bei jedem einzelnen PDF neu einstellen. Oder mit Profilen arbeiten. Ein Profil ist ein Satz Voreinstellungen, den Sie beim Erstellen des PDFs einfach auswählen können. So legen Sie sich einmal ein paar Profile an, auf die Sie später immer wieder zurückgreifen können.

Um ein neues Profil anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Profil hinzufügen„. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen an.

Wählen Sie nun alle Einstellungen für dieses Profil. Die Änderungen können dabei auch die Programmeinstellungen umfassen. Wenn Sie fertig sind, können Sie den Einstellungendialog über die Schaltfläche „Speichern“ verlassen.

Wenn Sie das nächste Mal ein PDF-Dokument erstellen möchten, können Sie im Druckdialog auswählen, welches Ausgabeprofil Sie benutzen möchten:


28. Januar 2011 um 17:58 Uhr

[…] Wie du das Installieren und Einrichten kannst, habe ich vor einiger Zeit im Panodapterblog mal ausführlicher […]